إدارة الأولويات للصيادلة – العادة الثالثة - كيف تفرق بين المهم والعاجل؟

إدارة الأولويات - العاجل والمهم - الصيادلة - العادة الثالثة - ستيفن كوفي - مصفوفة إدارة الوقت - التخطيط الفعال - تطوير المهارات

الكلمات المفتاحية

في عالم الصيدلة الحديث، حيث التحديات اليومية والمهام المتعددة، يمكن أن يصبح من الصعب أحيانًا التمييز بين الأمور المهمة والعاجلة. 

إدارة الأولويات للصيادلة – العادة الثالثة - كيف تفرق بين المهم والعاجل؟

الصيادلة يواجهون يوميًا ضغوطات مهنية تتطلب منهم اتخاذ قرارات سريعة وفعالة، ولكن كيف يمكننا ضمان أن هذه القرارات تخدم الأهداف طويلة الأمد بدلاً من مجرد التعامل مع الطوارئ اليومية؟ هنا يأتي دور مفهوم "إدارة الأولويات" كما أوضحه ستيفن كوفي في كتابه الشهير "العادات السبع للناس الأكثر فعالية".

الفكرة الأساسية لإدارة الأولويات

إدارة الأولويات تقوم على فكرة أن ليس كل ما يبدو عاجلًا هو بالضرورة مهم. 

يشرح كوفي أن الناس غالبًا ما ينشغلون بما هو عاجل فقط، متجاهلين المهام التي تملك أهمية أكبر على المدى الطويل. هذه المهام المهمة هي التي تضيف قيمة إلى حياتنا المهنية والشخصية وتساهم في تحقيق الأهداف.

الصيدلي الذي يتعلم كيفية التفريق بين العاجل والمهم يستطيع تقليل التوتر وزيادة إنتاجيته بشكل كبير. ولكن، كيف يمكنك كصيدلي أن تطبق هذا المبدأ في حياتك اليومية؟ دعنا نبدأ أولاً بتوضيح الفرق بين العاجل والمهم.

الفكرة الأساسية لإدارة الأولويات

الفرق بين العاجل والمهم

العاجل 

يشير إلى المهام التي تحتاج إلى استجابة فورية. 

يمكن أن تكون تلك المهام ضرورية، مثل التعامل مع حالة طوارئ طبية، أو قد تكون مجرد مشتتات يومية، مثل المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني التي قد لا تحمل أهمية كبيرة.

المهم

يشير إلى المهام التي تؤثر على نجاحك في المدى الطويل. 

هذه المهام تحتاج إلى وقت وتركيز، ولكنها ليست بالضرورة عاجلة. قد تشمل تحسين جودة العمل، أو التخطيط لمستقبل الصيدلية، أو تطوير مهارات جديدة.

الفرق بين العاجل والمهم

لماذا ينشغل الصيادلة بالأمور العاجلة؟

عادةً ما يجد الصيادلة أنفسهم غارقين في المهام العاجلة بسبب طبيعة عملهم التي تتطلب استجابة سريعة. على سبيل المثال:

• التعامل مع مكالمات المرضى المستعجلة.
• التحضير السريع لوصفات الأدوية.
• حل مشاكل تتعلق بالتوريد أو جودة المنتجات.

ولكن، إذا لم يكن هناك تركيز على المهام المهمة، مثل تحسين جودة الخدمة أو بناء علاقات مع المرضى، فإن الصيدلي قد يجد نفسه عالقًا في حل الأزمات اليومية دون تحقيق تقدم فعلي.

لماذا ينشغل الصيادلة بالأمور العاجلة؟

مصفوفة إدارة الوقت: أداة فعالة لتحديد الأولويات

لتنظيم الوقت بشكل فعال، قدم كوفي مصفوفة إدارة الوقت التي تقسم المهام إلى أربع مربعات بناءً على درجة العجلة والأهمية. هذه المصفوفة تساعد على تحديد الأولويات بوضوح وتوجيه الجهود نحو المهام ذات القيمة الحقيقية.

المربع الأول: المهم والعاجل

يشمل هذا المربع المهام التي لا يمكن تجاهلها ويجب التعامل معها على الفور. تتضمن أمثلة مثل التعامل مع مشكلة صحية طارئة لمريض أو حل أزمة دوائية في الصيدلية.

المربع الثاني: المهم وغير العاجل

هذا المربع هو مفتاح النجاح. يشمل المهام التي تضيف قيمة طويلة الأمد، مثل التخطيط لتحسين جودة الخدمات أو تطوير مهاراتك الشخصية.

نصيحة للصيادلة: ركز على هذا المربع! تخصيص وقت كافٍ لهذه المهام يساعدك على تحقيق تقدم مهني وتقليل الأزمات المستقبلية.

المربع الثالث: العاجل وغير المهم

هنا نجد المهام التي تبدو عاجلة ولكنها لا تحمل أهمية حقيقية. مثل المكالمات الهاتفية غير الضرورية أو الاجتماعات الروتينية.

نصيحة: حاول تقليل الانشغال بهذه المهام أو تفويضها للآخرين.

المربع الرابع: غير العاجل وغير المهم

هذا هو مربع هدر الوقت. يتضمن أنشطة لا تضيف قيمة، مثل تصفح الإنترنت بدون هدف أو متابعة الأخبار بشكل مفرط.

مصفوفة إدارة الوقت: أداة فعالة لتحديد الأولويات

كيفية تطبيق إدارة الأولويات في الصيدلية

1) التخطيط المسبق:

ابدأ يومك بتحديد المهام الأكثر أهمية. 

اسأل نفسك: ما هي المهام التي ستساعدني على تحسين عملي كصيدلي؟

خصص وقتًا في جدولك اليومي للعمل على المهام المهمة وغير العاجلة (المربع الثاني). قد تشمل هذه المهام تحسين نظام إدارة المخزون، أو مراجعة السياسات والإجراءات لتحسين جودة الخدمة.

2) التركيز على النتائج بدلاً من النشاط:

تجنب الوقوع في فخ الانشغال. ليس كل ما يشغلك يجعلك أكثر فعالية. بدلاً من ذلك، ركز على تحقيق نتائج ملموسة.

مثال: بدلًا من الرد على كل مكالمة هاتفية فورًا، قد يكون من الأفضل تخصيص وقت محدد في اليوم للتعامل مع الاستفسارات الهاتفية.

3) تطوير مهارات التفويض:

إذا كنت تركز على المهام العاجلة بشكل دائم، قد يكون السبب هو أنك لا تفوض بما فيه الكفاية. 

تعلم كيفية تفويض المهام الروتينية لأعضاء الفريق سيتيح لك وقتًا أكبر للعمل على المهام المهمة.

4) المتابعة والتقييم:

في نهاية كل أسبوع، خصص وقتًا لتقييم أدائك. هل كنت قادرًا على تحقيق تقدم في المهام المهمة؟ هل قضيت وقتًا كثيرًا على المهام العاجلة التي كان يمكن تفويضها أو تجاهلها؟

نصيحة: اجعل من هذا التقييم عادة أسبوعية لتكون أكثر وعيًا بكيفية قضاء وقتك.

كيفية تطبيق إدارة الأولويات في الصيدلية

التحديات التي يواجهها الصيادلة في إدارة الأولويات

الصيادلة غالبًا ما يواجهون تحديات عند محاولة إدارة أولوياتهم. من بين هذه التحديات:

• الضغوطات الزمنية: التعامل مع ضغط الوقت يجعل من الصعب أحيانًا التركيز على المهام المهمة.
• تشتيت الانتباه: التشتت بسبب مكالمات أو رسائل أو طلبات متكررة يمكن أن يجعل من الصعب تخصيص وقت للمهام ذات القيمة.

للتغلب على هذه التحديات، قد تحتاج إلى اتخاذ خطوات لتحسين بيئة العمل مثل:

• تقليل الانقطاعات: تخصيص وقت محدد للتعامل مع المقاطعات اليومية.
• استخدام التكنولوجيا: الاعتماد على برامج إدارة الوقت مثل تقاويم العمل الرقمية لتذكيرك بالمواعيد والأولويات.

التحديات التي يواجهها الصيادلة في إدارة الأولويات

قيادة الفريق نحو الأولويات

إذا كنت في موقع قيادة، فإن تطبيق العادة الثالثة لا يجب أن يقتصر على نفسك فقط، بل يجب أن يشمل فريقك أيضًا.

نصيحة للمديرين الصيادلة:

• قم بتدريب فريقك على كيفية التمييز بين العاجل والمهم.
• اجعل من إدارة الأولويات جزءًا من ثقافة العمل.
• عقد اجتماعات منتظمة لمراجعة الأداء وتحديد الأهداف المستقبلية.

قيادة الفريق نحو الأولويات

الخاتمة

إدارة الأولويات ليست مجرد مهارة، بل هي طريقة لتحقيق التوازن والنجاح في العمل والحياة. كصيدلي، قد تجد نفسك غارقًا في المهام اليومية التي تبدو عاجلة. ولكن عندما تركز على المهام التي تضيف قيمة حقيقية، ستكتشف أن بإمكانك تحقيق نتائج أفضل بجهد أقل.

تذكر دائمًا مقولة ستيفن كوفي: "الأهم أولاً". 

ليس كل ما يبدو عاجلاً هو بالضرورة مهم. قم بتطبيق هذه العادة في حياتك اليومية، وستشعر بتأثيرها الإيجابي على مستوى إنتاجيتك وراحتك النفسية.

الخاتمة